文件档案管理

k20文件档案管理系统

系统简介

System introduction

文件档案管理系统，为企事业单位的档案现代化管理，提供完整的解决方案，文件档案档案管理系统既可以自成系统，为用户提供完整的文件档案管理和网络查询功能，也可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

k20文件档案管理系统是借助企业信息平台的网络资源，充分利用现有网络和硬件设备，实现对档案信息的集中统一管理、数据规范、安全保护、综合开发利用。档案资源库为当地文件和档案综合信息资源中心。它包括各类数字信息采集系统、数据管理系统、发布利用系统、安全防范系统、文档数字化系统等。它还包括目录数据（文件、档案、资料）、全文数据、多媒体数据（图片、图纸、图像）。

系统特点

System characteristics

支持多种档案收集方式

支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。

面向工程项目档案收集的解决方案

针对工程项目档案数量大、周期长等特点，系统提供归档模板、离线采集等多种功能，解决了工程项目档案管理的难题。

档案整理过程自动化及智能化

灵活快捷的著录方式，自动排序、编号、组卷、装盒等功能，最大限度实现了自动化，提高了档案工作效率。

提高用户服务水平

提供在线查询、在线预览、下载和到期提醒等功能，为客户提供全面信息增值服务。

数据统计和报表

提供各种统计报表，方便对文件档案管理工作的监控、评估和管理。

操作日志 记录系统各种操作痕迹，做到出现问题，保证可追溯。

档案借阅

系统同时支持电子和纸质档案的借阅。电子借阅到期后，系统会自动收回档案。系统会将申请自动递交档案库管理员审批，也可以自定义档案的借阅流程。

功能详情

Functional details

通知公告管理

我的消息管理：

查看发送给我的消息，发送维护通知公告信息。

可以显示自己的评论。

可以根据编号、标题、发布人等信息进行搜索公告信息。

可以双击查看通知公告详细信息。并对该信息进行评论和已阅，主要包括编号、标题、类型、发布人、时间、正文、发布人ID、标签、新人必看、发布目标、附件等字段信息。

发布维护管理：

可以对公告进行发布、移动、删除、修改等操作。

文件发布可支持上传附件以及设置发布目标

可以查看每个公告的评论，并对每条评论可进行删除操作。

可以根据编号、标题、发布人和类型和标签等信息进行搜索公告信息。

文档借阅管理

文档查阅管理：

文档分为纸质文档和电子文档。

每个文档都可以双击明细可查看文档的详细属性。

每个文档都可以进行预览、下载、打印等操作。

可以根据登记日期、文档密级、文档目录、文档名称、文档编号、审核状态等信息进行搜索文档信息。

还可以查看每个纸质文档的档案位置

借阅申请管理：

可以对每个电子文档和纸质文档进行借阅申请，每条申请都包含审批状态。

可以对审核状态为以审核的申请记录进行删除操作。

可以根据申请日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

借阅审批管理：

可以对提出的借阅申请进行审核操作。

可以对纸质文档进行确认借出和确认归还等操作。

可以根据申请时间、文档一般户、文档名称、审批状态等信息进行搜索借阅记录。

文档维护管理

目录管理：

可对电子文档目录、纸质文档目录进行新增、修改、删除等操作，并设置该目录的权限。

电子、纸质文档：

可以对每个文档进行新增、修改、删除等操作，主要包括文档编号、文档目录、文档类别、标签、文档简述、保管期限、文档名称、文件密级、登记人、登记日期、截止日期、是否提醒等信息，对未审核的文档可进行送审和撤销送审操作

可以根据文档编号、文档名称进行集中查询文档记录。

文档在进行管理员删除的时候是根据文档编号和文档名称。

档案移交：

可以通过移交申请把档案移交给别人，可以删除移交申请。

文档审批：

可以对文档上传进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登记日期、文件目录、审核状态等信息进行搜索文档上传信息。

可以对文档移交进行审批，结果分为通过和不通过，可以根据登录日期、文档编号、文档名称、审批状态等信息进行搜索文档移交信息。

到期提醒：

可以对到期的文档进行删除和延长截止日的操作，可以根据日期来查询文档信息。

文档标签打印：

可以根据文档编号、文档名称等信息进行搜索文档信息，选中文档之后，可以导出文档标签。

操作日志：

可以根据操作员、文档编号、文档名称、日期等信息进行搜索操作信息。

档案库检索

按不同方式查阅档案的编目号；

按不同的规则查询档案所在位置，查阅图书档案的简介等。

可支持全文检索，组合检索，跨库检索，文件夹内检索等操作。

通过档案唯一条形码及条件进行精准检索，即提高了档案的检索速率又节省了大量查找时间；

多元化数据搜索模式，提高检索精确度及工作效率，以适应企业快速发展模式；

根据档案电子原件标题、作者、内容中的字或短句等多样化条件的全文搜索，提高电子原件利用率；

多种检索方式能解决因档案数量的大导致的查找慢、效率低、准确性差等问题；

快速准确的检索，可以为企业决策和提高工作查证提供利用；

文件工作流

每位用户登录该系统可以查看推荐的文件

每位用户可以在线发布文件

管理员会为每一位用户授予不同的操作权限

用户如果不想发布文件还可以撤销已经编辑好的文件

管理员如果发现授予用户的权限不对，也可以撤销对用户的授权

如果文件超出了借阅时间系统会提醒用户

用户可以选择自己喜欢的文件进行收藏

报表管理

文档借阅报表：

按申请日期统计两个日期时间段之间申请通过的借阅数量。

档案入库报表：

按录入日期统计两个日期时间段之间的文档数量。

APP自助

可以在线填写文件档案信息（档案条形码，档案编号，档案名称，类型）

可以在线借阅企业发布的文件档案信息与公告、相关的政策法规。

所有借阅人均可在线查阅个人相关的信息和文件档案信息，包括个人基本信息，借阅历史，文件档案名称、所借文件档案状态信息、超期信息等。

可以在线查阅文件档案检定，文件档案移交和文件档案接收的情况。

可以在线接收借阅文件档案信息到期的提示消息。

可在线查阅统计报表数据。

基础数据

数据字典：

保管期限，文档密级，审批类别，转换类别，文档类别，文档标签，通知公告类型，通知公告标签，服务器地址设置，默认封面等信息。

目录管理：

可以对电子文档的目录及权限设置进行新增、修改、删除等操作。

档案管理：

可以对纸质文档建立档案室，每个档案室都有档案柜名，每个档案柜名都有档案柜层，每个档案柜层都有档案盒，对档案室、档案柜名、档案柜层、档案盒进行新增、修改、删除等操作。

密级权限设置：

可以对每个密级的读和下载等操作进行权限设置。

岗位权限设置：

可以对每个岗位的读和下载等操作进行权限设置。

部门编号设置：

可以为每个岗位修改岗位代号。

客户案例

Customer case

深圳市麦德安医疗设备公司

圳市麦德安医疗设备有限公司是一家集科研、设计、生产、销售为一体的高新技术企业。成立于2005年4月，凭借在医疗设备领域的专业水平和成熟的技术，在医疗设备领域迅速崛起。依靠科技求发展，不断为用户提供满意的产品，是我们始终不变的追求。在充分引进吸收国外先进技术的基础上，着力于无创血液动力学与等离子灭菌器的研发生产，并已广泛应用到全国各地医院中，以一流的产品质量和精湛的技术服务受到了用户的一致好评。目前已经申请了两项国家专利，产品科技含量高，技术水平超越国内同类产品。

本企业主要面向临床医疗设备的研发和制造，致力于为国家医疗设备事业的发展付出全力。公司主要研发技术人员为8人，平均年龄33岁，自主创新能力强。公司始终秉承“科技、进步、健康”的宗旨，以“科学、民主、务实、求变”的管理，研发生产“先进、可靠、安全、信赖”的产品与用户实现利益共享。

文件档案管理系统给客户带来的优势：

1.文件档案管理软件有着系统的流程，方便文件档案的规划、入库、查找、借阅、发布、监管。

2.通过建立可靠的海量电子档案库，能和纸质档案关联支持文件档案借阅、发布等管理。而且还能够提供多种途径，在线档案检索。

3.友好的文件档案专题发布，建立文件档案的关联，方便知识的获取，提供各种统计报表，方便对文件档案管理的评估管理等。

上海信耀电子有限公司

上海信耀电子有限公司成立于2002年4月，是由中国科学院上海微系统与信息技术研究所所属固体元器件与系统研究室和上海汽车电子工程中心组建而成的高新技术企业。上海汽车电子工程中心是由上海汽车工业集团总公司和上海微系统与信息技术研究所共同组建的以研发具有自己知识产权的汽车电子产品为宗旨的研究中心。主要从事和汽车电子相关的微电子、功能电子、材料、器件、模块与系统的研发、生产和销售。公司有2000平方米的研发基地与生产场地，有一支以博士、硕士年轻人为主的老、中、青相结合的研发队伍。产品广泛应用于汽车、航空、化工等领域，并不断的有新的汽车电子产品推出。公司秉承了以高科技为主导，精心服务于客户的经营理念，自成立以来与国内众多公司建立了良好的、长期稳定的合作关系。公司为保证所生产产品的质量和性能指标，其研发、生产的全过程完全按照ISO9001的程序要求进行严格控制，以确保产品质量的稳定可靠。同时，为保证用户能很好地使用本公司产品，公司为用户提供全方位的技术支持。

文件档案管理系统给客户带来的优势：

1.电子文档存放有序，容易查找。省去了在不同的存储介质上的逐一翻查，提高了企业的工作效率。

2.文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式，电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全，设置不同人的不同权限，如有些人只可以查看，有些人既不可以查看也不能修改，加密技术更上一层楼，安全系数大大提升。

3.可确保文档不丢失。避免了因为众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中，和缺乏统一的存放和管理的原因，而造成资料的丢失。