检验检测认证行业

k20检测认证机构管理系统

系统简介 System introduction

k20检测认证机构管理系统是面向第三方检测机构推出的管理软件。实现企业检测作业时对数据信息的录入，统计，计算，出具报告，存档，查看，维护等操作用途，帮助企业相关员工更加高效、轻松、准确的管理维护企业日常数据。最关键的是在系统面对大数据、高并发操作时能保证其安全稳定、快算、良好的运行。该系统拥有采购管理、仓库管理、财务管理等功能，全面支持权限设置，开发应用界面分离，并且信息录入智能化，极大提高录入效率，是实验室管理不错的辅助软件系统设计，以检测管理为核心，以客户管理、样品管理、试剂管理、设备管理为重点，可高效查看检测服务，样品服务等信息，其应用将大幅提高效率，优化管理，大大提高竞争力。

系统特点 System characteristics

实现信息化管理

十大功能模块覆盖检测管理的核心环节，形成完整的规范化管理体系；客户信息、样品信息、检测信息等均实现APP管理，提升运营水平和效率，杜绝管理漏洞。

降低实验人员工作量

实现从任务下达、样品入库、任务分配、检测过程（包括仪器自动采集数据）、报告生成、数据及报告的审核批准、报告签发打印（包括电子签名）等全过程“无纸化”，所有流程中的各环节为计算机操作和监控，大幅降低实验室人员的劳动强度，提高了实验精度。

高效的管理工具

系统按照标准体系对实验室进行管理，以程序化方式规范实验室业务流程和质量管理工作流程，提高实验室综合管理水平；系统为每个业务建立严格的程序，实现了从任务登记、质控、样品的采集分析、报告的编制、签发、归档等全过程，从而对整个业务过程进行溯源和透明化管理。

首创的标准自动查更新

软件可以通过互联网自动的对现有标准是否有更新进行查与核对，从而自动完成对老标准的作废，新标准的启用。

功能模块 Functional details

检测管理

记录样品的编号、检测项目、检测，产品类型等信息，提高了工作效率，完整高效地实施检测任务，检测结论，报告审批等工作，方便经营企业

样品管理　

通过样品管理模块，可以让样品管理员对样品进行快速处理，并第一时间派工给实验室；同时实现样品的规范化管理。系统中对样品的整个生命周期进行管理，包括样品的收样、样品分发、样品留样、样品送检以及样品处置。

质量管理　

主要包括质量体系管理、设备管理、人员管理、文件管理、资质能力管理、体系流转管理、培训管理等功能。制定质量方针、目标，提供设备，人员，文件等资源。对人员制定培训计划，培训课程，资质能力进行管理评审。传达相关适用法律法规和顾客要求的重要性。可对质量体系、体系流转进行持续改进。

财务管理　

根据已经录入系统里面的项目报价、各类成本、咨询费、外包等各个项目的特殊费用，进行统计，并显示结果。根据流程走向，可对应收账款，应收付款数据进行确认审批，可以填写审批意见，可同意或驳回，如驳回，驳回原因，时间等。可查看应收账款和应付账款的数据。

采购管理

清晰地了解供应商的资料，仪器设备资料及采购申请、合同。采购为企业保证供应、维持正常生产和降低缺货风险创造了条件。物资供应是生产的前提条件，生产所需要的原材料、设备和工具都要由采购来提供；没有采购就没有生产条件，没有物资供应就不可能进行生产。

设备维护

一套全包括维修、保养、校准、批量保养、仪器报废审批、查询。强化对机械设备的维护保养工作，对设备进行必要的检测，及时掌握设备情况。

详细方案 Detailed scheme

客户管理

1.  登记客户资料，如：客户名称、地址、主联系人、手机号码，销售人员等，并支持附件上传。

2.  可对已登记的客户资料进行编辑、删除。

3.  业务员通过该模块可以录入客户资料并进行维护。

4.  业务员只能查看自己录入的客户资料，还可填写每日客户跟单情况，上级领导可以查看下属的日常跟踪记录。

5.  业务员可填写客户联系人信息，与跟客户时常保持联系，并把每次的沟通内容在系统中做跟踪记录，以便上级领导查看自己对该客户的跟踪情况。

6.  上级领导手上的客户资料可进行分配给业务员，让业务员去跟踪。

7.  支持excel表格形式导出，导入客户资料。

8.  可按客户名称，业务员进行集中查询客户资料，可查询客户订单。

试剂管理

试剂采购管理：记录申请申购人，产品名称，方便产品的管理，以防产品的缺货

试剂分类管理物品:将物品按照实际需求分类管理，详细记录每件商品的信息，启动预警功能；

清晰查看录入库存物品的所属类别、物品用途、是否预警、可否参与积分、总库存数等详细内容。

科学盘点库存：按产品类别盘点库存，查看物品总库存数；点击物品名称快速开启预警功能，物品数量预警情况一目了然；一键导出库存盘点明细，以EXCEL，支持实验室盘点、补货清单、补货汇总、盘点货架、计算补货数量管理。

工作提醒

通知公告：在系统录入通知公告记录，可设置标题，内容。当通知公告数据发生变动时，通过输入查条件，查询出所需修改的通知公告。修改数据库中该条通知公告记录。通过输入日期段，标题查询某一天的活动公告。

跟单提醒：对客户的跟单信息进行提醒设置，系统自动计算下次跟单时间，并提前提醒客户跟单。可以根据跟单日期段，客户名称查询某一天，某一个月的客户跟单记录。查询所有客户跟单提醒记录，如：跟单日期、跟单人员、跟单客户、跟单方式、跟单结果、下次跟单日期、下次跟单计划等。

报告编制

1.  报告编辑人员可以通过系统接受并确认报告编辑任务（需手动确认）；在确认报告编辑任务后，相关报告编辑人员将自动获得委托书、监测方案和采样、分析电子记录的浏览和调用权限

2.  报告编辑完成后，报告编辑人员可以通过系统将报告逐级转给各级审核人员，系统对各级审核人员都将设定提醒（形式可议）

3.  三审审核通过后，由报告编辑人员在系统中正式发布草本报告，并开通相关客服人员的浏览和下载权限。同时系统也将第一时间对相关业务人员发送提醒（形式可议）

4.  对于审核过程中出现问题导致审核不过的，报告自动退回报告组，同时系统还将告知报告编辑人员审核不过的原因和整改意见，报告组将相关信息逐级前反馈，责成整改，并重新开始审核流程

5.  对于正式发布的草本报告，在经过客户确认无误后，相关业务人员将通过系统给报告组发送确认信息，报告组在收到确认信息后将发送正本报告。对于客户确认过程中发现问题的报告，经确认后将自动进入报告修改流程

采样派工

1.  采样主管可以通过系统看到当前所有采样人员的技术能力、工作状态和已安排的工作明细，并直接使用系统进行人员派工

2.  项目采样人员可以通过系统接受并确认采样任务（需手动确认），并且可以通过系统看到自己负责项目的监测方案和委托书（只可以看到自己负责的项目）

3.  对于已派工的项目，系统可以向被派工的采样人员发送任务确认提醒（形式可议）

4.  对于已派工项目临时出现异常状况，采样主管可以通过系统调整或者撤销采样任务

5.  采样员可以在系统中对采回来的样品进行详细的登记（等效于目前使用的COC单子）

6.  对于已确认的采样样品信息，系统将及时发送给样品管理员，样品管理员在收到样品后，将对样品和采样人员发送的信息进行核对，无误后确认签收。如有问题可以退回给采样人员进行修改。

送样管理

1.通过送样管理模块，可以让样品管理员和业务人员快速的完成样品的交接和登记。

2.业务人员可以将客户送样的详细信息输入系统中，样品管理员在收样过程中将实际收到的样品与系统登记信息进行核实确认，完成样品接收。

3.业务人员可以在系统中对客户送来的样品进行详细的登记（等效于目前使用的COC单子），同时可以上传客户的书面或电子确认信息

4.对于已确认的送样信息，系统将及时发送给样品管理员，样品管理员在收到样品后，将对样品和业务人员发送的信息进行核对，无误后确认签收。如有问题可以退回给业务人员进行修改。

分析派工

1.分析主管可以通过系统看到当前所有分析人员的技术能力和正在分析的样品量情况，便于派工

2.分析主管在收到项目整体样品清单后，可以直接通过系统进行拆分，并分派给不同分析人员

3.项目分析人员可以通过系统接受并确认分析任务（需手动确认）

4.对于已派工的项目，系统可以向被派工的分析人员发送任务确认提醒（形式可议）

5.对于已派工项目临时出现异常状况，分析主管可以通过系统调整或者撤销分析任务

6.所有原始记录可以通过系统电子化，并可以在系统中直接进行分析人员互审和主管审核，通过审核的电子记录可以直接被报告组调用，无需报告组重新编辑

7.所有的样品信息登记均采用扫码方式进行

分包管理

1.分包管理人员可以通过系统接受并确认分析任务（需手动确认）

2.分包管理人员可以在系统中选择合格分包商

3.分包管理人员可以通过系统上传电子版分包报告

样品分发

1.采样主管可以通过系统看到当前所有采样人员的技术能力、工作状态和已安排的工作明细，并直接使用系统进行人员派工

2.项目采样人员可以通过系统接受并确认采样任务（需手动确认），并且可以通过系统看到自己负责项目的监测方案和委托书（只可以看到自己负责的项目）

3.对于已派工的项目，系统可以向被派工的采样人员发送任务确认提醒（形式可议）

4.对于已派工项目临时出现异常状况，采样主管可以通过系统调整或者撤销采样任务

5.采样员可以在系统中对采回来的样品进行详细的登记（等效于目前使用的COC单子）

6.对于已确认的采样样品信息，系统将及时发送给样品管理员，样品管理员在收到样品后，将对样品和采样人员发送的信息进行核对，无误后确认签收。如有问题可以退回给采样人员进行修改

质量体系管理

质量体系管理是使公司内更为广泛的质量活动能够得以切实管理的基础。有计划、有步骤地把整个公司主要质量活动按重要性顺序进行改善的基础

培训管理

1.培训管理的目的主要是对员工的培训计划，培训课程进行管理

2.可对培训课程进行添加，修改，删除等功能，可以对要培训课程进行说明，上传课程附件，能选择要培训的方法

3.对已经添加课程下达培训日期，培训地点、以及讲师信息。包括参加人员，对参与人员发送邀请后相应人员登录系统后，有培训提醒，可以查看到培训信息，能够下载附件浏览培训内容。培训完成后对培训内容反馈。培训人可根据个人培训情况给出成绩。培训通过人员可以发给其相应证书。证书授权后在人员管理中看到培训记录。包括人员具体检测项目、仪器授权，说明该人员有做该检测项目、使用该仪器的能力，上传资质证明。授权要求记录授权日期、过期日期。当证书再次授权后，旧证书自动过期。仪器授权操作与上岗证书相同

文件管理

1.相应人员对文件版本进行维护管理，还可以将文件共享出来，根据权限提供大家查阅

2.文件管理，包括：质量手册、程序文件、文献、方法作业指导书、设备操作指导书等

3.文件进行管理，实现对文件的起草、发布、修改、审核、受控全过程的管理和监控。将文件按照大类、小类进行分类，并按照小类划分权限，只有具有相应权限的职位，才能查看文件

4.对文件名等信息进行登记，同时链接相应的电子文件版本，一个文件可以对应不同的版本，最新的版本通过审核后，之前的版本自动失效。需要手动控制某些特殊情况（加备注）。文件版本的审核可以通过工作流定制，默认为三级：申请、审核、批准。根据职位设定查阅文件的权限，只要具有相应的权限，即可在此下载并浏览得到最新的文件版本

设备管理

1.设备管理是对科室的各种检测分析设备进行管理，包括设备基本信息、设备事件（设备验收、检定、维修、维护）记录、设备领用、设备归还、采购申请的管理。

2.对设备按用途进行分类管理，具体的分类如下:检定（校检）、检测设备、试验设备、辅助设备。设备基本信息包括:编号(设备编号)，本中心固定资产编号，名称，型号，出厂编号，量程，分辨率，准确度，购置日期，设备的状态(可用、维护中、不可用、报废)，价格(原值), 生产商，供应商，服务商，存放地点，保养人，相关软件一览表（包括版本号，数量，介质，是否有效），是否是计量设备。

3.增加仪器使用记录功能记录仪器当前使用情况（包括使用日期、环境条件温度、环境条件湿度、仪器状态压力、仪器状态标准响应面积等）。在此的设备事件包括：设备验收、检定（校检）、维修、维护等重要活动。

4.建立设备的进实验室验收记录，内容包括验收时间，内容（附件），验收人，备注，验收时可同采购申请单关联，故在此可填写对应的采购申请单编号。维护设备的检定日期、检定周期，每月月初把下月检定到期的仪器都列出来，检定后，在系统中维护检定记录，内容包括：检定（校检）时间，内容（附件），验收人，检定单位，检定证书编号，备注。

5.对设备的维修，可以通过手工方式生成维修申请。维修的具体内容包括:故障内容，要求开始日期，要求完成日期，申请人等。

6.设备维修的申请，需要进行审核，审核通过后，方可安排维修。维修的申请发出后，相关的审核人应该能得到提醒，审核人查看该申请单，并决定是否通过审核。如果未通过审核，需要注明原因

7.对于设备定期维护，系统根据设备的维护周期提前一个月提醒设备管理员，以安排设备的维护。对于非定期的维护，可由设备管理员临时到系统中记录相关维护信息。

人员管理

1.人员管理，（增加人员能力附表，分配权限）包括：基本信息，学习简历，工作简历，培训状况，荣誉奖励惩罚，授权记录，继续教育、业务培训记录，论文发表、科研成果记录，上岗考核记录

2.人员的基本信息包括：编号、姓名、出生年月、性别、职务、政治面貌、民族、技术资格、取得时间、籍贯、身份证号、档案所在地、户籍所在地、任职时间、居住地址、联系方式、紧急联络人、联络方法。学历情况包括：学历、毕业学校、毕业年月、所学专业。工作经历包括：开始日期、截止日期、工作单位及部门、职务、职称、备注。培训记录包括：培训时间、培训内容、证书/证明、备注。可以上传相应附件。授权记录包括：授权日期、授权内容、授权范围、备注